Se lancer dans un projet collaboratif 2.0... ?

La mise en place de nouvelles pratiques collaboratives entraîne son lot de questions.
L'auteur d' Informed Education dans "10 vital question to ask before investing in classroom technology",  propose 10  questions sur la mise en place de nouvelles technologies et usages collaboratifs dans le milieu scolaire.


Cette réflexion m'est apparue comme  transposable au niveau des organisations. 

• Voulez vous donner la possibilité à vos collaborateurs d’être plus actifs / pro-actifs ?

    Le travail quotidien peut entraîner un certain manque d'implication des collaborateurs. La pratique des usages lies aux nouvelles technologies doit donner les moyens de collaborer de manière plus active, avec des échanges pertinents en plus grande quantité. Afin de faciliter l'adoption de ces nouveaux usages, il est nécessaire de repenser l'ensemble des activités, pour éviter qu'à moyen terme les anciens (mauvais) usages reprennent le dessus...

• Voulez vous créer de la conversation ?

     La création de contenus doit être soutenue par d'autres fonctionnalités. Les échanges ne se créent par sur des contenus "statiques" (ils sont les sujets des discussions), mais sur des espaces participatifs et sociaux favorisant la discussion et le  partage de contenu.

Tous vos collaborateurs ne sont pas des créateurs de livrables. Mais tous sont des lecteurs possédant un savoir, un point de vue et pouvant le partager et l'enrichir.
Il est donc nécessaire de partir sur des technologies qui permettent à tous de s'exprimer et de participer.

• Désirez vous accroître la valeur de vos collaborateurs ?

     Apprendre à partager l'information, à répondre aux interrogations de collègues, n'est pas naturel chez tous. Or c'est souvent par des échanges non imaginés par les structures officiels que l’apprentissage (social learning), ou la résolution de problèmes sont facilitées. Utiliser de nouveaux systèmes de motivation comme la gamification aideront à favoriser les échanges, mais d'autres postulats de base seront nécessaires pour créer une culture collaborative créatrice d'innovation. 

• Modifier votre management ?

     L'arrivée de nouveaux usages modifie le rôle du manager. Les changements induits, auront des conséquences sur le management (statut, comportement...). Le management de proximité doit chercher à multiplier les interactions entre les divers intervenants. Accepter les évolutions et tester de nouveaux mode de managements au sein de l'organisation seront  un des facteurs clés lors de la mise en place d'une nouvelle plateforme collaborative sociale.

• Acceptez vous que vos collaborateurs échangent hors des flux tradionnaux ? 

     Les problemes rencontrés par les collaborateurs ne sont pas obligatoirmenet resolu par la hierarchie, mais d'avantage pas les échanges entre pairs.

Les échanges réguliers permettent a chacun de résoudre plus facilement les problèmes, d apprendre plus et mieux, et de combler certains manques existants.
   Cela implique que vos collaborateurs devront etre incités à partager davantage leurs savoirs. Il en resulte une "liberation" du sens de transmission de l'information. Du "commande and control" (top down) on passe au "je suis ce que je partage". Il faut donc accepter que des échanges transversaux se fassent.

• Acceptez vous de changer les espaces de travail ?

      Les collaborateurs vont devoir découvrir de nouveaux espaces de travail. Ces espace de travail doivent permettre aux plus grand nombres d'echanger afin de fovriser les echanges. L implication se fait aussi en donnant la possibilité de pouvoir echanger non sur un seul support mais sur tout "device" que peuvent utiliser vos collaborateurs dans leurs espaces professionnels mais aussi personnels.

• Avez vous bien construit votre budget ? 

     Votre budget doit bien sur prendre en compte le cout de l'investissement de la solution qui sera retenue par rapport à vos besoins. Cependant, ce cout seul n'est pas représentatif du budget global. L'outil n'est que la partie visible de l'iceberg et des couts d'accompagnement, de formation, de communication seront nécessaires si le projet veut etre une réussite.

     Le budget d'accompagnement est souvent oublié ou mal estimé car il ne prend en compte que la partie "formation". La conduite de changement  va au de là de la formation et doit prendre  en compte le temps nécessaire aux collaborateurs, middle management et top management pour l'appropriation des nouveaux usages.

     Bref, ne limitez pas votre budget au cout de X euros/users des solutions...

• Avez vous une vision globale de votre systeme d'information ?

     Votre choix technologique doit prendre en compte les demandes de vos futurs utilisateurs, mais doit tenir compte d'autres critères tel que l'intégration avec les outils existants, les possibilités d'évolution de la solution. La solution retenue doit faire partie de votre future stratégie d'urbanisation sociale de votre système d'information.

• Faut il investir maintenant (dans l'outil?) ou d'abord travailler sur la culture de votre organisation? 

    La population visée est elle prete aux changements induits par ces nouvelles technologies?, Vos managers sont il prêts à revoir leur role et leur "leadership imposé " remis en cause ?.  En fonction de la maturité de l'ensemble de la population, il sera pleut être plus pertinent de travailler sur certains usages plutôt que d'autres. Dans tous les cas, ce ne sera pas la mise à disposition de la technologie qui modifiera les pratiques collaboratives...

Outre ces points j'ajouterai 2 questions qui me semblent valables aussi bien pour une "organisation" que pour une "institution du savoir". 

• Etes vous prêts à donner certains  accès aux personnes extérieures à votre organisation ?

Créer du lien en interne est nécessaire, mais tout comme la résolution de problèmes est souvent insuffisante au niveau d'une seule direction, ouvrir des espaces à vos partenaires, clients, prospects,  est une façon de créer des liens durables, d'être plus réactifs face à certaines demandes, et améliorer le niveau de savoir (voir innover) en échangeant avec un périmètre plus large.

• Dans quelle(s) mesure(s) ces nouveaux usages répondent ils à vos objectifs "business" ?

L'objectif bien sur, "de la mise en place" d'une culture collaborative doit répondre à des objectifs métiers et business.

Il est nécessaire d'analyser en quoi la mise en place d'une telle évolution, les conséquences sur les hommes va répondre à des problématiques métiers, qui permettent in fine à l'organisation d'être plus performante. 

Voyez vous d'autres questions nécessaires ?