Entreprise 2.0 : Les Achats 2.0

L’entreprise 2.0 ou « Social Business » bénéficie de gains non négligeables lorsque l’interne et l’externe sont liés et que les connections traversent l’organisation.

Une des directions à la frontière de l’entreprise est les achats. Comment pourrait s’organiser le travail d’une direction achat 2.0 lors d’un projet ?

Hypothèse : la direction achat est indépendante des autres directions qui sont des directions «clientes ». Ce sont ces dernières qui détiennent le budget.

Initialisation du projet :

Toute l’élaboration du projet entre l’équipe cliente et l’équipe achat se fait dans un espace communautaire dédié au projet (Communauté projet Achat/Client). La construction du cahiers des charges, l’élaboration du planning, le budget et sa répartition, et autres éléments sont partagés entre les divers acteurs internes.

Cette communauté sera dédiée aux équipes internes tout au long du projet pour le suivi des délais, des coûts  et informations qui ne peuvent être partagés avec les « partenaires externes »

Appel d’offre :

La technologie aidant, il est aujourd’hui plus aisé de "faciliter le travail avec des collaborateurs externes à l’entreprise [...] " et donc de favoriser la conversation et les interactions autour des contenus avec les parties externes à l’entreprise 

Il est donc possible d’avoir des communautés Achat/Fournisseur (privées pour cause de confidentialité) qui seront le lieu des échanges de négociations et de tout élément confidentiel liés aux fournisseurs.

A la fin des divers appels d’offres liés au projet, une communauté regroupant les fournisseurs retenus, l’équipe client et l’équipe achat peut être créée. (Communauté Projet externe)

Pendant le projet :
La communauté interne Achat/Client sera dédiée tout au long du projet au suivi des délais, des coûts  et autres informations qui ne peuvent être partagés avec les « partenaires externes »

Toutes les questions techniques, les avancements du planning commun, sont partagés entre l’ensemble des acteurs dans la Communauté Projet externe.

Après le projet :

Apres ce projet un travail de capitalisation et d’application de gouvernance est nécessaire :

Les communautés liées au projet seront clôturées (et archivées) à la fin de projet  après une capitalisation des échanges. En termes de transparence il est possible d’extraire et partager les données qui étaient accessibles aux partenaires avec eux.

Les communautés privées  Achat/Fournisseurs

Ces communautés peuvent rester ouvertes car il s’agit d’une communauté de suivi et de gestion du fournisseur.  

Quels bénéfices ?

• Pour le projet et ses acteurs

- Les avancées d’un fournisseur sont suivies par les autres fournisseurs et les équipes projets

- Agilité sur le projet : tout incident est connu par tous et permet à chacun de s’ajuster rapidement.

- De possibles échanges favorisant une "innovation" lors du projet : pousser une idée de service non évoquée initialement, proposer de nouveaux mode de fabrications...

  

• Pour la direction achat et l’entreprise 

- Capitalisation : Une capitalisation de l’ensemble du projet qui peut être nécessaire en cas de projet similaires : process du projet, les difficultés, les dérives de planning, de couts… mais aussi les réussites, les points forts des partenaires

- La « mise en place de prémisses » de Social Learning : Tous les acteurs vont pouvoir apprendre pendant le du projet.

o   Les équipes clients sur le fonctionnement des achats et la gestion de projet

o   Les équipes achats sur les questions techniques et donc de devenir progressivement plus pertinent  sur ce type d’achat

o   Les fournisseurs sur les façons de corriger les possibles incidents (et donc de capitaliser sur leur savoir)

- Un suivi des fournisseurs : le suivi « permanent » et la capitalisation des échanges sur divers projets avec le même fournisseur permettent d’établir une plus grande connaissance mais aussi une relation de confiance.

- Des gains productivité : 

         o Mesurables tels que la diminution du coût de passage d’un commande, la diminution des délais de projets, le temps consacré par les acteurs à la gestion du projet et aux workflows de validation... 

         o Qualitatifs mais non moins négligeables et qui sont surtout à moyen terme tel que faciliter la compréhension du travail et des méthodes de chacun, favoriser la création de liens de confiance entre les équipes internes mais aussi avec les fournisseurs.

Quels piliers ? 

- La confiance : la confiance qu’il faudra accorder à l’ensemble des acteurs : accepter d’ouvrir des communautés vers l’externe et gérer l’ensemble du projet sur ce principe.

- L'ouverture : Toute cette démarche peut être optimisée en intégrant d’autres acteurs. Lier les communautés Achat/Fournisseur avec la Qualité, la Comptabilité pour les paiements… permettra de fluidifier voir repenser les process existants. 

- Intégration : Les applications métiers doivent être intégrées. Par exemple, toute validation de passage de commande saisi dans une application achat doit remonter dans la communauté du projet, dans la communauté Achat/Fournisseur, mais aussi automatiquement dans les tableaux de bords liés au projet (dépenses, délai…)

Et si le doute persiste pour ouvrir des communautés aux partenaires externes, rappelez-vous que l’entreprise 2.0 n’est 2.0, que si elle pratique ces usages avec ses collaborateurs, ses clients mais aussi ses partenaires externes.

Autres bénéfices possibles pour une communauté au niveau de la direction achat d'un groupe :

- Trouver une expertise sur un type d’achat ou sur un fournisseur sur l’ensemble du groupe
- Capitaliser sur l'ensemble des projets
- Offrir une base prix de référence unique pouvant être consulté par tout acheteur (générer d’autres gains non négligeables)
- Suivre l’évolution d’un projet particulier avec un « reporting » accessible en temps réel pour tout manager